Munca la birou: 5 sfaturi pentru a-ți organiza cât mai bine timpul

O bună gestionare a timpului permite unei persoane să realizeze mai multe lucruri într-o perioadă mai scurtă de timp, reduce stresul și contribuie la succesul profesional.

Așadar, capacitatea de a-ți organiza eficient timpul este importantă mai ales din perspectiva jobului. Iată ce poți face pentru a-ți organiza mai bine timpul:

Eficientizează întâlnirile cu echipa prin activități de grup sau în aer liber

Spre deosebire de sistemul remote, sistemul hibrid și munca efectivă la birou au avantajul că permit angajaților să interacționeze și să socializeze direct.

Încrederea este un element important al unei relații la locul de muncă, aspect pe care îl dezvolți prin intermediul interacțiunilor directe. De asemenea, comunicarea față în față poate arăta colegilor că ții cont de interesele lor. Aceștia pot observa limbajul non-verbal, pentru a dovedi că ești transparent, ceea ce îți poate crește credibilitatea ca membru al echipei.

Activitățile de grup sau în aer liber pot facilita colaborarea mai eficientă între colegi. Și nu este vorba despre angajamentului față de muncă, ci despre faptul că membrii echipei pot fi mai dispuși să își asculte unul altuia punctul de vedere și se pot simți mai stimulați să ia parte la conversații productive, atunci când discută într-un cadru relaxat.

Astfel, creșterea nivelului de implicare poate contribui la o calitate mai bună a muncii, ceea ce poate permite companiei să își atingă obiectivele. Nu este de mirare că 53,4% dintre angajații români consideră că interacțiunea cu colegii în afara biroului, la job sau în timpul liber, este benefică pentru productivitate și crește unitatea echipei, conform studiului Genesis Property, companie fondată de antreprenorul Liviu Tudor.

Cum faci să eficientizezi meetingurile - soluții practice

Socializarea și interacțiunea directă facilitează cunoașterea stilului de lucru și a personalității fiecărui membru al echipei. Aceste avantaje vor contribui la o comunicare organizațională mai eficientă, iar faptul de a fi alături de colegi în diferite contexte oferă mai multe șanse de a pune întrebări, de a împărtăși opinii și de a veni cu idei noi.

Vei ajunge mai rapid la aceste rezultate, dacă:

• în apropierea biroului există parcuri și spații verzi unde angajații ar putea socializa în aer liber. Astfel de facilități ajuta la o mai bună relaționare cu colegii de birou, ceea ce s-ar traduce printr-o echipă mai eficientă.

• iei în calcul spațiile de coworking. Acestea stimulează creativitatea și cooperarea într-un mediu relaxant, adaptat nevoilor angajaților.

• prioritizezi interacțiunile sociale între colegi. Acestea sunt un prilej excelent de a consolida încrederea în membrii echipei. Astfel, îți vei putea expune mai ușor ideile referitoare la un proiect și vei fi mai dispus să colaborezi cu ceilalți.

Bucură-te de pauze în mod constructiv

Chiar dacă pare a fi contraintuitiv să te bucuri de pauze pentru a-ți putea organiza mai bine timpul, în realitate, 10-15 minute de relaxare te pot ajuta să devii mai eficient, să ai o gândire mai clară, mai creativă.

Pauzele de socializare cu colegii pot contribui la consolidarea relațiilor și la crearea unui sentiment de comunitate. În plus, poți avea un sentiment mai mare de satisfacție în ceea ce privește jobul.

Socializarea în timpul unei pauze de lucru poate avea numeroase beneficii pentru productivitate, bunăstare și relații. Ar putea fi cheia unei experiențe mai productive și mai satisfăcătoare la job.

Reorganizează-ți biroul

Pentru a putea fi organizat cu timpul tău, e necesar să fii la fel și cu spațiul tău. Ordinea te poate scuti de mult timp pierdut. Acest lucru poate avea, de asemenea, impact asupra performanțelor tale generale la birou, deoarece un spațiu de lucru organizat te poate ajuta să te simți mai concentrat și mai creativ.

Ideea de eficiență a timpului poate fi construită încă de la modul în care este amenajat biroul. Atunci când acesta este organizat, poți lucra mai eficient. Când fiecare obiect este la locul lui, nu trebuie să pierzi timp căutând lucruri sau încercând să îți dai seama unde le-ai pus. Acest lucru nu numai că îți economisește timp, dar ajută și la reducerea stresului, deoarece știi exact unde se află fiecare obiect.

Și instrumentele de navigare și socializare online sunt importante aici. Implementarea unei soluții IT care să ofere opțiuni integrate, pe care angajații le utilizează zilnic la birou, ar putea crește randamentul muncii. Astfel, ei ar găsi informații despre subiectele care îi interesează într-un singur loc, fie ca sunt detalii legate de procesele de lucru, fie instrumente de socializare între colegi.

Fă-ți o analiză onestă folosind Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower este un instrument de prioritizare și de gestionare a timpului, conceput pentru a te ajuta să prioritizezi o listă de sarcini sau de elemente de pe agendă, clasificându-le mai întâi în funcție de urgența și de importanța lor.

Această abordare constă în desenarea unui pătrat cu patru casete, cu o axă x, etichetată Urgent și Non-Urgent, iar axa y, etichetată Important și Neimportant. Grupează elementele de pe lista ta într-una dintre cele patru căsuțe, unde căsuța Urgentă și Importantă este poziționată în stânga sus și reprezintă taskurile care necesită acțiunea ta imediată.

Începe ziua cu o listă de priorități

Cu atât de multe sarcini de rezolvat și e-mailuri de trimis, a decide ce merită atenția ta poate deveni copleșitor.

Cu toate acestea, prioritizarea taskurilor îți poate schimba viața la birou. Cunoașterea priorităților reduce stresul, te ajută să te concentrezi, poate îmbunătăți productivitatea și gestionarea timpului și chiar te ajută în ceea ce privește echilibrul dintre viața profesională și cea privată, deoarece creezi limite mai clare pentru ziua de lucru.

Odată ce știi cum să îți prioritizezi sarcinile și timpul, îți dai seama că o mare parte din munca ce părea urgentă nu are cu adevărat nevoie de atenția ta - cel puțin, nu imediat.

Așadar, pentru a prioritiza sarcinile zilnice, a-ți optimiza timpul și a te concentra pe taskurile care contează cel mai mult, este important ca în fiecare zi să-ți stabilești o listă de priorități, pe care să le abordezi conform matricei despre care aminteam mai sus, în funcție de urgență și importanță.

Poți trece prioritățile într-o agendă sau într-o aplicație specială de management al timpului și la final de zi să revezi lista, pentru a bifa ce ai reușit să faci, ce nu și ce poți îmbunătăți.