Cum te ajută un program pentru calcul salarizare: Top 5 beneficii ale digitalizării

Un lucru e clar, angajații vor să fie plătiți corect și la timp, iar un program de salarizare este alegerea potrivită pentru a oferi lună de lună acest lucru.

În contextul digitalizării, al schimbărilor legislative frecvente și al fluctuației mari de personal, departamentele de HR din cadrul firmelor trebuie să fie cât mai bine pregătite pentru a asigura un proces lin de la momentul recrutării unui angajat și până la plata lunară și recompensarea lui conform performanței.

Cu un soft de salarizare, plățile omise și greșelile legate de salarizare vor fi de domeniul trecutului. Iată astfel care sunt cele mai importante beneficii pe care le obții atunci când alegi un soft pentru calcul salarizare și de ce în 2023 e mai mult decât esențial să spui DA digitalizării:

1. Reducerea erorilor

Angajații își doresc ca plata salariilor să fie făcută corect și la timp, astfel un soft de calcul salarizare va reduce considerabil posibilitatea erorilor umane, inclusiv introducerea incorectă a datelor sau ștergerea accidentală a formulelor.

În firmă, poți avea angajați remunerați diferit, poate unii dintre ei sunt plătiți cu salariul minim, în timp ce alții obțin un venit negociat, la care se adaugă bonusuri de performanță. De asemenea, dacă angajații lucrează ore suplimentare, acestea vor trebui plătite. Un program special de calcul salarizare ține evidența tuturor salariilor și tipurilor de plată.

Salariile, bonificațiile, contribuțiile la stat și taxele sunt calculate automat, indiferent de modificările aduse ulterior contractului de muncă sau de activitatea angajaților (ore suplimentare, concediu medical, concediu fără plată etc). Un program de calcul salarizare gestionează automat datele angajaților, reducând semnificativ erorile.

De asemenea, fluturașul de salariu poate fi trimis angajaților prin email sau SMS. Acesta conține o serie de informații confidențiale, de la salariu la bonusuri, tichete de masă și altele tipuri de vouchere, contribuții etc.

2. Siguranța datelor

Un proces manual de calcul salarizare lasă ”ușa deschisă” pentru probleme din sfera securității datelor și confidențialității. Software-ul de salarizare îți permite să protejezi datele salariale ale angajaților prin intermediul accesului condiționat la sistem și logarea prin parolă.

Utilizarea unui sistem digitalizat de gestionare a salariilor promovează transparența și creează încredere în rândul angajaților tăi. Sistemul de salarizare automat transmite mesajul că plata lor va fi la timp și corectă. În plus, datele introduse sunt salvate automat în timp real și, în plus, sunt stocate în siguranță existând back-up suplimentar pentru baza de date. Așadar, datele firmei tale sunt în siguranță totală, mereu.

3. Monitorizarea ușoară a angajaților

Potrivit Codului Muncii, angajatorul este obligat să țină evidența orelor de lucru prestate zilnic de fiecare angajat, cu declararea clară a orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru. Totodată, în cazul unui control, angajatorul trebuie să prezinte documentele care fac dovada acestei evidențe.

În special în cazul firmelor medii și mari, monitorizarea angajaților devine dificilă. Cu ajutorul unui program de calcul salarizare automatizat, pontajul poate fi importat în câteva secunde, iar datele din pontaj sunt asociate instantaneu cu numele angajaților pentru a putea calcula corect și rapid statul de plată și a genera ulterior Declarația 112.

4. Managementul costurilor

În foarte multe companii din România, salarizarea angajaților se face în două tranșe - avans și lichidare - sau o dată pe lună. Alegerea unui sistem de salarizare cu opțiuni de plată suplimentare îți permite să urmărești plățile cu exactitate, conform legislației în vigoare. Vei putea astfel avea în vedere managementul costurilor și al cheltuielilor și poți lua în considerare schimbările care trebuie făcute pentru ca firma să obțină profit.

Cu un program digitalizat de calcul salarizare, pontaj și administrare personal vei obține o viziune de ansamblu și o evidență clară a tuturor cheltuielilor cu angajații, pe diverse categorii: salarii, tichete valorice, bonusuri, concedii angajați, din toate departamentele firmei, indiferent de locație.

5. Conformitate cu legislația în domeniu

Parcursul fiecărui angajat în firma ta este automat înregistrat în softul de salarizare, și anume: documente de angajare, concedii, măriri de salariu, zile libere neplătite, adeverințe emise și altele.

În funcție de filtrele selectate, poți descărca rapid rapoarte care conțin informații precum: câte ore au fost lucrate suplimentar, cuantumul primelor încasate și al bonurilor de masă, numărul exact al angajaților plătiți cu salariul minim ori concediile efectuate, numărul angajaților care au contracte de comision etc.

De asemenea, printr-un soft de calcul salarizare vei avea acces la o arhivă electronică a statelor de plată, care demonstrează că au fost plătite salariile și apoi taxele aferente către bugetul de stat. Aceste documente sunt necesare și trebuie păstrate în firmă pentru controalele de rutină ale autorităților fiscale.

Programul NextUp Salarii îți oferă încrederea că ești pe drumul cel bun în ceea ce privește reglementările companiei, precum și cu cerințele și legile privind declararea impozitelor. Sistemele de salarizare îți permit să introduci cu ușurință modificări pentru a fi calculate ulterior, până la o nouă actualizare.

În lumea de astăzi, angajații pot lucra eficient de la distanță și de oriunde în lume, iar cu un program de calcul de salarizare, te poți asigura că angajații sunt plătiți la timp, indiferent de remunerație, monedă și locație.