Cum să reduci timpul petrecut cu procesele HR repetitive 

Succesul afacerii tale se bazează pe utilizarea inteligentă a resurselor materiale, umane, informaționale. Ca să menții competitivitatea firmei, este necesară reducerea timpului petrecut cu procesele repetitive, inclusiv în domeniul HR. Iată care sunt cele mai bune metode pentru automatizarea și eficientizarea activităților de resurse umane:

Automatizarea activităților în departamentul HR

Implementarea unui soft gestionare resurse umane ce integrează toate funcțiile HR (recrutare, onboarding, managementul performanței, salarizare, etc.) reduce semnificativ timpul petrecut pe sarcini manuale. O aplicație de tip HCM (Human Capital Management) poate fi personalizată cu module de administrare personal, compensații și beneficii, competenșe, cursuri, evaluări, indicatori de performanșp, salarizare, portal angajași ș.a. 

Înainte de a putea efectua o astfel de transformare, trebuie să evaluezi procesele existente în firmă. Acest lucru implică o analiză minuțioasă și maparea tuturor sarcinilor de HR, evaluarea modului în care acestea sunt realizate și identificarea activităților care pot fi automatizate.

Implementarea Inteligenței Artificiale (AI) și Chatbots

Prin utilizarea algoritmilor de machine learning pentru a analiza CV-urile și a face preselecția candidaților vei economisi timp prețios în procesul de recrutare. AI poate clasifica candidații, eliminându-i pe cei care nu corespund cerințelor minime și poate evalua competențele folosind teste automate de aptitudini sau de personalitate.

Un chatbot dedicat departamentului HR poate răspunde în timp real la întrebările angajaților referitoare la concedii, zile libere, beneficii sau politici interne. Acesta reduce volumul de muncă al echipei de resurse umane, eliminând necesitatea de a răspunde manual la fiecare întrebare. De asemenea, chatboții pot fi integrați cu sisteme de pontaj, pentru programarea solicitările individuale, monitorizarea orelor lucrate și planificarea echipelor de lucru, conform politicilor companiei.

Standardizarea proceselor de HR și crearea de fluxuri automate

Creează șabloane și proceduri clare pentru procesele recurente (cum ar fi scrisori de ofertă, contracte de muncă, ghiduri de onboarding), ca să reduci timpul necesar cu personalizarea fiecărei interacțiuni la nivelul departamentului sau al firmei. Investește în redactarea și implementarea unor ghiduri digitale accesibile tuturor angajaților, pentru decongestionarea canalelor interne de comunicare și eficientizarea activităților repetitive.

În loc să gestionezi manual documentele de angajare sau fișierele personale, adoptă soluții cloud pentru stocare și partajare, cu randamente superioare. Înlocuiește cursurile de inițiere și instruirea față în față pentru fiecare angajat nou cu platforme de eLearning, pentru training-uri automate, pe niveluri de experiență.

Self-service pentru angajați și externalizarea proceselor HR

Când selectezi aplicația software pentru automatizarea proceselor HR, ia în considerare și implementarea unor portaluri self-service, prin care angajații să poată accesa singuri informații despre salarizare, program de lucru, beneficii și concedii. Astfel, diminuezi timpul petrecut de HR pentru a răspunde la întrebări de rutină. Odată ce sistemul de self-service este implementat, este important să se monitorizeze și să se măsoare eficiența acestuia.

Acest lucru se poate realiza prin metode de evaluare a satisfacției angajaților, a economiei de timp realizate și a altor indicatori-cheie de performanță. Prin implementarea unor platforme care oferă evaluări automate, feedback continuu și urmărirea obiectivelor setate, vei reuși să simplifici procesele HR și să pui bazele pentru un management al performanței.

Totodată, prin delegarea anumitor sarcini HR repetitive către furnizori externi, cum ar fi agențiile de recrutare sau companiile specializate în payroll, echipa internă de HR își poate concentra energia pe sarcini cu valoare adăugată mai mare. Prin utilizarea acestor soluții tehnologice și strategii de optimizare, departamentul de resurse umane va reduce semnificativ timpul petrecut pe sarcinile administrative repetitive, crescând astfel productivitatea generală.