Conform legii, persoanele juridice au obligația de a organiza, păstra și arhiva toate facturile, chitanțele și alte documente economico-financiare. Iată câteva sfaturi pentru întreprinderi privind gestionarea facilă a acestora:
Folosirea unor documente tipizate omologate
Organizarea activității interne cu ajutorul unor formulare special concepute în acest sens reprezintă un ajutor deosebit în munca de zi cu zi, precum și atunci când sunt efectuate controale periodice. Există numeroase modele de tipizate utile pentru gestionarea simplă a facturilor și chitanțelor unei întreprinderi. Acestea oferă un format standardizat pentru documente, pentru a le face mai ușor de citit și de înțeles.
Modelele tipizate pot include câmpuri predefinite pentru informații specifice, cum ar fi numele companiei, data, valoarea tranzacției și multe altele, ceea ce contribuie la ordonarea datelor complexe și organizarea actelor contabile într-un mod mai eficient.
Implementarea unui software de gestiune
Evidențele contabile și fiscale pot fi ținute și cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune. Programele dedicate permit accesarea rapidă a documentelor de pe orice dispozitiv și chiar căutarea cu ușurință a filelor dorite folosind cuvinte cheie.
Stabilirea unei metodologii clare pentru gestionarea actelor
Este important ca la nivelul fiecărei întreprinderi să se organizeze o evidență operativă și contabilă în funcție de metodologia stabilită de către managementul societății. Astfel, administratorii pot pune la punct toate detaliile pentru gestionarea facturilor și chitanțelor pentru ca persoanele responsabile să știe întocmai ce au de făcut, în acord cu respectarea cadrului legal.
Păstrarea evidenței tuturor tranzacțiilor
Documentele contabile trebuie păstrate într-un loc sigur și accesibil, pentru a putea fi găsite cu ușurință atunci când este nevoie de ele. Mai mult de atât, o evidență clară a tuturor tranzacțiilor și asigurarea că toate facturile și chitanțele corespund tranzacțiilor efectuate. În acest mod se pot identifica la timp orice erori sau probleme pentru a se evita orice neplăceri în viitor.
Organizarea documentelor în funcție de dată
Acest lucru facilitează enorm munca și contribuie la sistematizarea acțiunilor zilnice, săptămânale, lunare sau anuale. Practic, se poate crea un dosar pentru fiecare lună, în care să fie aranjate facturile în funcție de dată. Același lucru este recomandat și pentru chitanțe, mai ales dacă trebuie păstrate în registrul de casă. La finalul anului, toate dosarele corespunzătoare se așază într-un biblioraft.
Definirea seriilor și numerelor pentru actele contabile
La început de an, înainte de a emite o factură sau o chitanță ori alt document financiar-contabil, întreprinderile au obligația de a defini câte o serie și un număr pentru actele ce vor fi utilizate în activitate. Firmelor le revine sarcina asigurării unicității documentelor pe care le emit, acest lucru fiind un factor de bază și pentru orice control fiscal. Caracterul unic al actelor este conferit de faptul că toate documentele se eliberează în cadrul unei serii și primesc numere consecutive.
Atribuirea numerelor este obligatorie, însă stabilirea seriilor este opțională. Cu toate acestea, definirea unei serii, poate chiar cu trei tipuri de denominații – prefix, număr și sufix – contribuie la o mai bună organizare.
În general, fiecare întreprindere își alege modul în care administrează documentele financiar-contabile. Păstrarea actelor justificative se poate face la sediul social ori la sediile secundare, după caz, iar societățile trebuie să acorde mare atenție acestui proces deoarece sunt documente vitale pentru orice firmă, indiferent de specificul sau dimensiunea sa.