Cum să organizezi o conferință în era post-COVID

Începutul crizei din 2020 și izbucnirea pandemiei COVID a condus la o nouă paradigmă vis-a-vis de organizarea evenimentelor astfel încât multe din regulile cunoscute au avut nevoie de o redefinire, adaptare la noua realitate. Relaționarea față în față a fost înlocuită de comunicarea prin ecranul laptopului, telefonului sau a altor gadgeturi.

Cu toate acestea, oamenii au simțit nevoia evenimentelor live din mai multe considerente, cum ar fi faptul că o conexiune umană autentică se stabilește doar prin prezența fizică. Chiar dacă mediul digital oferă numeroase beneficii, e nevoie să recunoaștem că un eveniment online nu poate fi niciodată comparat cu unul live în ceea ce privește implicarea participanților și crearea legăturii între oameni. Însă, din fericire, evenimentele live au fost reluate și primite cu mai mult entuziasm.

Instant.Space îți oferă sala de conferință perfectă în funcție de bugetul și obiectivele evenimentului tău. Astfel ne bucurăm de avantajele tehnologiei online pentru a ne folosi de algoritmi și îți livrăm doar acele variante adaptate proiectului tău. Dacă în urmă cu ceva timp era nevoie să trimiți solicitări pentru a primii detalii despre costuri etc., acum ai acces la săli de conferință prin instant.space, platforma inovativă care îți oferă tot ce ai nevoie de la locație, catering, opțiuni de cazare a invitaților etc.

Planificarea evenimentului: de la alegerea locației până la pregătirea echipei de organizare

Chiar dacă organizezi pentru prima dată un eveniment sau ai experiență în acest domeniu e nevoie să ții cont de un aspect - planificarea este cheia succesului. Aceasta necesită focus și energie și este necesară pentru a avea claritate în ceea ce privește detaliile evenimentului, desfășurarea propriu-zisă și eventuale provocări care pot apărea. Stabilește punctual fiecare etapă astfel încât fiecare membru al echipei să-și cunoască sarcinile din timp. 

Alegerea locației este o etapă simplă dacă accesezi Insant.Space întrucât primești, doar cu câteva click-uri, săli de conferință care să se potrivească bugetului și perspectivei de ansamblu. De asemenea, există posibilitatea de a selecta locații care oferă și consiliere din partea unei echipei interne de organizare a evenimentelor. Indiferent de opțiunile tale și planificarea de ansamblu, ai certitudinea că vei bifa simplu și ușor alegerea sălii de conferință.

Adaptarea la noile norme de sănătate și siguranță

În general, majoritatea locațiilor funcționează conform regulilor noi în ceea ce privește sănătatea și siguranța participanților. În cadrul locației alese poți discuta cu persoanele care se ocupă de organizarea pentru a stabili niște direcții privind noile condiții astfel încât să asiguri participanților maximul de confort. 

Pregătirea sălii de conferință și gestionarea fluxului de participanți

Înregistrarea și confirmarea participării sunt aspecte deosebit de importante înainte și în timpul evenimentului. În funcție de opțiunea aleasă de înregistrare (formular online, e-mail etc.) este nevoie de o listă cu invitații confirmați pentru a urmări buna desfășurare a evenimentului. Cu cât este mai mare evenimentul, cu atât va fi nevoie de mai multe puncte de înregistrare și persoane care să se ocupe de gestionarea fluxului. Mobilierul și scaunele în cadrul sălii de conferință vor fi aranjate astfel încât să corespundă temei evenimentului și obiectivelor acestuia (training, prezentare, networking, lansare de produs etc.) 

Utilizarea tehnologiei pentru a oferi o experiență hibridă

Dacă privim și beneficiile pandemiei COVID în ceea ce privește transmiterea informației putem lista o serie de avantaje: accesibilitatea tuturor persoanelor cu acces la internet, indiferent de țară în timp real, înregistrarea sesiunilor, crearea anumitor grupuri de discuții etc. Pe Instant.Space poți alege o sală cu dotări audio-video astfel încât să poți oferi o expunere hibridă a evenimentului tău - live și online. 

Aspecte financiare și juridice de luat în considerare

În cadrul planificării este nevoie să calculezi bugetul dar și să iei în calcul detaliile juridice. Există anumite condiții de reglementare a evenimentelor în spații private și obligații ale organizatorilor. Acordă o atenție specială studiului legilor sau hotărârilor de guvern în acest sens. 

Instant.space facilitează rezervarea, tot procesul desfășurându-se online

Insant.Space te ajută să rezervi cu succes sala de conferințe potrivită evenimentului tău. Tot procesul se desfășoară online, simplu, în câțiva pași. Ai acces la o gamă variată de săli, în funcție de bugetul și obiectivele tale.