Toți antreprenorii sunt la curent cu e-Factura, e-TVA sau e-Transport. Chiar dacă implementarea e-Factura, e-TVA sau e-Transport a însemnat sau urmeză să însemne adaptări semnificative în activitatea firmelor din România, ele sunt sunt schimbări absolut necesare.

Despre SAF-T nu s-a discutat la fel mult și asta va veni un cost mare pentru antreprenorii care nu au luat au făcut pași importanți în direcția găsirii unei soluții.

De la 1 ianuarie 2025, antreprenorii cu afaceri mici vor fi obligați să depună SAF-T, sau Declarația Informativă D406 (depunerea se va face de către contabilul lor, desigur, dar responsabilitatea depunerii corecte a acestei declarații extrem de complicate este responsabilitatea antreprenorului, administrator al unei afaceri mici).

Ce este raportarea SAF-T?

Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) a apărut la inițiativa OCDE (Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică) ca o metodă unitară pentru colectarea datelor financiar-contabile, ce oferă avantaje atât autorităților fiscale, cât și companiilor.

SAF-T a fost implementat în mai multe țări din Europa, inclusiv în România (raportare obligatorie pentru companiile mari și mijlocii).

Formatul este unul dintre cele mai complexe întrucât presupune raportarea tuturor informațiilor contabile, financiare și fiscale referitoare la tranzacțiile derulate de firme. Acesta conține un set de informații fiscale în format electronic ce pot fi analizate cu regularitate de către autoritățile fiscale pentru a verifica conformitatea cu cerințele fiscale.

Obligația depunerii declarației informative D406 revine tuturor persoanelor juridice române și unităților fără personalitate juridică din România ale persoanelor juridice străine, care au obligația de a-și ține contabilitatea în partidă dublă (SRL & SA; PFA, II, CMI nu sunt obligate sa țină contabilitate în partidă dublă). Obligația de depunere pentru pentru contribuabilii mici apare începând cu data 01 ianuarie 2025.

Nevoia urgentă de a implementa un sistem de raportare electronică a tranzacțiilor (SAF-T) a fost determinată de necesitatea de a îmbunătăți colectarea taxelor și a reduce evaziunea fiscală.

România are de mult timp o problemă semnificativă în ceea ce privește colectarea taxelor; țara noastră se confruntă și cu cel mai mare deficit de încasare a TVA din UE, estimat la peste 37% conform datelor Comisiei Europene.

Reamintim ca România are cel mai mic procent de venituri fiscale raportat la PIB în Uniunea Europeană – doar 27%, comparativ cu media UE de 40%.

Ce înseamnă raportarea SAF-T în România?

SAF-T este un fișier electronic de tip XML care conține date extrase automat din programele de contabilitate, exportate și stocate într-un format standardizat.

Schema SAF-T adoptată în România de către ANAF urmează modelul OCDE și include cinci componente principale:

● registrul jurnal

● creanțele

● datoriile

● mijloacele fixe

● stocuri.

Datele privind mijloacele fixe vor fi transmise anual, înainte de depunerea situațiilor financiare. Informațiile despre stocuri vor fi furnizate doar la cererea autorităților fiscale.

Cine depune SAF-T?

Categoriile de contribuabili care au obligaţia de depunere a SAF-T prin intermediul Declaraţiei D406 sunt diverse. Printre cele mai numeroase entități juridice se află:

● societăţile cu răspundere limitată (SRL)

● societăţile pe acțiuni (SA)

● societăţile în comandită pe acţiuni (SCA)

● societăţile în comandită simplă (SCS)

● societăţile în nume colectiv (SNC).

Cine nu depune SAF-T?

PFA-urile nu au obligația de depunere a SAF-T prin intermediul Declaraţiei D406.

Pe lângă PFA-uri mai sunt și multe alte entități, cum ar fi:

● întreprinderile individuale (II)

● întreprinderile familiale (IF)

● persoanele fizice care desfăşoară activităţi cu scop lucrativ (PFL)

● asociaţiile familiale (ASF)

● societăţile profesionale de avocaţi cu răspundere limitată (SPAR) şi cabinetele

● individuale de avocat

● societăţile profesionale notariale şi birourile individuale notariale

● cabinetele medicale individuale (CMI).

Care sunt datele de la care depunerea Declarației informative D406 devine obligatorie?

Noua obligație de raportare va deveni operațională, la date diferite. Acest lucru depinde de categoria de mărime a contribuabilului:

Pentru contribuabilii încadrați în categoria de contribuabili mici la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la 1 ianuarie 2025.

Pentru contribuabilii încadrați în categoria de contribuabili mari și mijlocii obligația de depunere a Declarației informative D406 a început deja de la 1 ianuarie 2022 și respectiv 01 Ianuarie 2023.

Pentru a afla în ce categorie de contribuabili se încadrează o firmă, pe site-ul ANAF sunt publicate listele aferente marilor contribuabili și cele pentru contribuabili mijlocii (click aici).

Prin diferență, tot ce nu se regăsește pe aceste liste reprezintă contribuabil mic.

Când trebuie depusă Declarația Informativă D406?

Contribuabilii trebuie să depună Declarația Informativă D406 lunar sau trimestrial, urmând perioada fiscală aplicabilă pentru Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA). Contribuabilii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA sunt și ei obligați să depună SAF-T și îl vor depune trimestrial.

Ce au de făcut firmele în legătură cu depunerea Declarației informative D406?

Implementarea SAF-T presupune colectarea, înregistrarea, analiza, sintetizarea și transmiterea unui volum semnificativ de date contabile și fiscale către autorități, într-un format standardizat, dar complex.

Acest lucru presupune anumite etape pregătitoare prin care se verifică acuratețea și integritatea fișierelor SAF-T pe care firmele le vor transmite.

Înțelegerea cerințelor SAF-T este esențială pentru o implementare corectă și conformă cu legislația:

Elementele de date necesare: ANAF a stabilit o listă detaliată a elementelor de date care trebuie incluse în fișierul SAF-T. Acestea pot varia în funcție de tipul de entitate și de specificul activității.

Familiarizarea cu elementele de date înseamnă:

● Identificarea elementelor obligatorii: Unele elemente sunt obligatorii pentru toate companiile, cum ar fi informațiile de identificare, în timp ce altele sunt necesare doar în anumite situații. Trebuie să știi ce elemente trebuie să incluzi în fișierul tău.

● Înțelegerea formatului și valorilor permise: fiecare element are un format specific (text, numeric, dată etc.) și valori permise. De exemplu, codul de identificare fiscală trebuie să aibă un anumit număr de caractere și să respecte un anumit format.

● Asigurarea acurateței și completitudinii datelor: Trebuie să te asiguri că datele incluse în fișierul SAF-T sunt corecte, complete și actualizate. Orice eroare sau omisiune poate duce la respingerea fișierului de către ANAF.

Sursa datelor transmise în pregătirea Declarației informative D406 sunt:

● Facturi de vânzare

● Facturi de achiziție

● Plăți

● Mișcări de bunuri

● Tranzacții cu active

● Diverse nomenclatoare cum ar fi: nomenclatoare pentru categoriile de taxe și codurile de taxe, nomenclatoare pentru codificarea tipurilor de mișcări de stocuri, nomenclatorul de codificări mișcări de active, nomenclatoare pentru Țări, Județe, Valute, IBAN, etc.

Specific, în Declarația D406 se vor regăsi următoarele secțiuni:

● Înregistrări contabile (Registrul Jurnal) la nivel de tranzacție, pe conturile contabile analitice pentru toate articolele contabile

● Conturi contabile (balanţa de verificare cu sold iniţial şi sold final al perioadei).

● Clienți cu date de identificare, cont analitic, sold inițial și final debitor/creditor

● Furnizori cu date de identificare, cont analitic, sold inițial și final debitor/creditor

● Tabela taxe, unități de măsură și tabelă tipuri mișcări

● Produse și stocuri la nivel de articol, gestiune, stoc inițial/final al perioadei, cantitativ și valoric, informații privind proprietarii stocurilor.

Structura fișierului SAF-T: el este un fișier XML (eXtensible Markup Language) care conține informații structurate despre tranzacțiile și datele contabile ale companiei. Acesta are o structură bine definită, cu secțiuni și elemente specifice pentru fiecare tip de informație.

Fișierul este împărțit în secțiuni precum „Master Files” (informații despre companie, clienți, furnizori), „General Ledger Entries” (înregistrări contabile), „Source Documents” (facturi, chitanțe etc.), „Analytical Accounting” (informații analitice) și altele.

Fiecare secțiune conține elemente specifice, cum ar fi codul de identificare fiscală, denumirea companiei, datele tranzacțiilor, sumele, conturile contabile etc. Unele din aceste elemente sunt obligatorii și altele sunt opționale.

Cu toate ca ​structura SAF-T în România conține aproape 400 de elemente fiscale și contabile obligatorii, Keez a făcut dezvoltările necesare și depune deja Declarația D406 SAF-T pentru clienții contribuabili mari și mijlocii.

Care este soluția rapidă pentru a putea depune SAF-T la timp și corect? Vino la Keez

Keez are propriul departament de IT (“in-house”) cu programatori care înțeleg domeniul contabilității și legislației aflat la baza contabilității.

Echipa Keez a realizat “in-house” un soft care are modulul SAF-T “built-in”. Raportarea SAF-T este o abordare internațională, disponibilă deja de câțiva ani. Noi am alocat timpul necesar pentru a studia toate cerințele specifice, am avut timp să facem toate testele și am adus în firmă toate resursele necesare pentru verificările necesare.

Deoarece Keez este un ecosistem CONTABIL + APLICAȚIE centrat pe contabil, la Keez vei putea naviga prin complexitatea schimbărilor legislative evitând amenzile.

Mai mult, la Keez ai toate premisele create pentru:

● Automatizarea completă a proceselor contabile

● Cloud accounting și colaborare în timp real dintre clienți și experții contabili

● e-Invoicing și digitalizarea tuturor documentelor contabile

● Raportare financiară automatizată și în timp real

● Integrarea ML (machine learning) ca subset al AI în analiza financiară

Tarifele de contabilitate de la Keez nu suferă modificări la 1 ianuarie 2025 cauzate de faptul că depunem pentru tine o nouă declarație, D406 (SAF-T).

Keez depune deja SAF-T pentru clienții săi contribuabili mari și mijlocii, prin urmare poate garanta că are un modul SAF-T fără eroare și competențele tehnice pentru a investiga orice fel de informații venite din partea autorităților.