Cine folosește e-Factura și ce trebuie să știi despre facturarea electronică

Astfel, firmele din România vor fi obligate, etapizat, să emită facturi electronice prin sistemul național RO e-Factura. Factura emisă de o firmă ajunge la ANAF și este transmisă mai departe, către partenerul de afaceri.

Începând din iulie 2022, e-Factura a devenit obligatorie în relația B2G, adică pentru achiziții publice, dar și în relațiile B2B, pentru produse cu risc mare de evaziune. Însă, începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele (relații B2B) vor trebuie să emită numai facturi electronice. Decizia Consiliului UE 1.553/2023 a fost aprobată în data de 25 iulie 2023. Astfel, după emiterea actului normativ de implementare a deciziei oficiale, România va putea să treacă, din 1 ianuarie 2024, la obligativitatea generalizată de folosire a sistemului e-Factura în relația B2B.

O firmă care optează pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional RO e-Factura este obligată să fie înregistrată în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.

Acest sistem centralizat de facturare electronică este implementat în mai multe țări europene și are scopul de a ajuta autoritățile să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale. RO e-Factura va deveni astfel obligatorie și pentru firmele care facturează bunuri și servicii către alte firme – Business to Business (B2B), și în final pentru toate facturile care se emit în România.

Cine folosește e-Factura

În prezent, firmele din România, indiferent de forma de organizare (inclusiv PFA) sunt obligate să transmită facturile către clienți, prin sistemul e-Factura, în următoarele situații:

• Servicii turistice. De la 01.04.2022 transmit factura prin sistemul e-Factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
• Bunuri și servicii către instituții publice. De la 01.07.2022 transmit factura prin sistemul e-Factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice (în relația B2G).
• Bunuri cu risc fiscal ridicat. De la 01.07.2022 transmit factura prin sistemul e-Factura cei care livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt: legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile; băuturi alcoolice; construcții noi; produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); îmbrăcăminte și încălțăminte etc.

Lista completă a produselor cu risc fiscal se găsește pe site-ul ANAF. Cum menționam anterior, din 2024 facturile electronice vor deveni obligatorii între firme. Dar, pentru a aplica această măsură, trebuie ca autoritățile române (ANAF) trebuie să vină cu un act normativ de transpunere.

Astfel, firmele vor putea emite între ele numai facturi electronice prin sistemul e-Factura, fără a mai fi necesar acordul destinatarului. În principiu, derogarea este valabilă între ianuarie 2024 și decembrie 2026, iar măsura nu se va aplica persoanelor impozabile nestabilite pe teritoriul României. Așadar, decizia trebuie implementată de autorități printr-un act normativ.

În relația B2B, momentan nu există nici termene de raportare a facturilor, nici amenzi pentru ignorarea obligației de a face raportări, însă ambele chestiuni ar putea fi stabilite de Guvern până la termenul din ianuarie 2024.

Pe de altă parte, operatorii economici străini au opțiunea de a utiliza sistemul de facturare electronică în contractele B2G, situație în care autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta acest tip de emitere a facturii. Operatorii economici români au obligația de a utiliza în mod exclusiv sistemul de facturare electronică în contractele B2G (achiziții publice).

Sistemul RO e-Factura este disponibil prin intermediul API-ului sau prin pagina web din cadrul în Spațiul Privat Virtual (SPV). Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, firmele trebuie să fie înregistrate în SPV în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit (conform OMFP 660/2017 cu modificările și completările ulterioare).

În aplicația NextUp găsești toate funcționalitățile de interes general, utile utilizatorilor, inclusiv exportul în format xml al facturilor electronice pentru a fi urcat apoi în SPV. Află mai multe despre cum exporți din NextUp ERP factura electronică și o înregistrezi la ANAF din acest GHID e-Factura.

Ce trebuie să cunoască o firmă despre trimiterea facturilor electronice prin e-Factura

Firma care urmează să trimită facturile prin sistemul e-Factura trebuie să pregăteascăfișierul în format .XML, conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități. Sistemul e-Factura face verificari automate după transmiterea fișierului (privind structura, autenticitatea, conformitatea documentului) și, generează un răspuns automat.

Dacă nu există erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Exemplarul original (fișierul .XML sigilat electronic), este disponibil, pentru descărcare, în contul RO e-Factura.

După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectuează automat verificări asupra fișierului în format XML în ceea ce privește structura și sintaxa, precum și verificări semantice. După efectuarea acestor operațiuni se generează automat un mesaj cu răspunsul legat de validarea transmiterii facturii. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.

Notificările privind primirea facturilor sunt transmise pe adresa de e-mail asociată contului din SPV. Data comunicării facturii electronice este considerată data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în e-Factura, iar disponibilitatea pentru descărcare (inclusiv erorile, daca au existat) este activă 60 de zile (ulterior, facturile sunt arhivate și eliberate la cerere).

În concluzie, sistemul e-Factura este obligatoriu în prezent în relația B2B, numai pentru vânzările de produse cu risc fiscal ridicat. De la 1 ianuarie 2024, însă, obligația poate fi extinsă la toate tranzacțiile derulate între companii, în baza recentei Decizii a Consiliului UE 1.553/2023.