Ombudsmanul European este numit de Parlamentul European pentru un mandat de 5 ani și investighează plângerile cu privire la cazuri de administrare defectuoasă de către instituțiile și organismele Uniunii Europene.
Plângerile pot fi înaintate de cetățeni ai statelor membre sau de rezidenți pe teritoriul Uniunii, ori de asociații și întreprinderi cu sediul în Uniunea Europeană. În termen de doi ani de la data constatării situației de administrare defectuoasă.
Biroul Ombudsmanului poate începe investigații, fie la primirea unor plângeri, fie din proprie inițiativă. Printre tipurile de administrare defectuosă pe care le gestionează, se numără: comportamentul abuziv, discriminarea, abuzul de putere sau refuzul de a furniza informații. Ombudsmanul poate soluționa problemele informând pur și simplu instituția avizată sau în caz de eșec, redactează un raport special pe care îl înaintează Parlamentului pentru a lua măsurile care se impun.